Πολιτική Απορρήτου

Ενημερωτική ρήτρα για υποψήφιες και υποψηφίους για εργασία (Πολιτική προστασίας της ιδιωτικότητας)

Η παρούσα ρήτρα αφορά υποψηφίους που συμμετέχουν σε διαδικασίες πρόσληψης που διεξάγονται από τη SILVERHAND για λογαριασμό εργοδοτών με έδρα στην Πολωνία, στην Ευρωπαϊκή Ένωση ή στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο, συμπεριλαμβανομένων αλλοδαπών εταιρειών προσωρινής απασχόλησης που διαθέτουν εργαζομένους σε εργοδότες-χρήστες. Η αρσενική μορφή «υποψήφιος» χρησιμοποιείται αποκλειστικά για λόγους απλοποίησης και καλύτερης αναγνωσιμότητας της παρούσας ρήτρας. Όλες οι διατάξεις της εφαρμόζονται εξίσου σε υποψήφιες και υποψηφίους.

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων και στοιχεία επικοινωνίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι η SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, εταιρεία εύρεσης εργασίας εγγεγραμμένη στο Εθνικό Μητρώο Εταιρειών Εύρεσης Εργασίας με αριθμό 7822, εφεξής «Silverhand» ή «Υπεύθυνος Επεξεργασίας». Για θέματα που αφορούν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, μπορείτε να επικοινωνείτε με τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας: μέσω e-mail στη διεύθυνση rodo@silverhand.eu, ταχυδρομικά στην παραπάνω διεύθυνση ή τηλεφωνικά στον αριθμό +48 539 601 600.

2. Μοντέλο πρόσληψης

Η Silverhand παρέχει υπηρεσίες διαμεσολάβησης για την εύρεση εργασίας. Ο δυνητικός εργοδότης μπορεί να είναι οντότητα που προσλαμβάνει τον υποψήφιο απευθείας ή εταιρεία προσωρινής απασχόλησης που προσλαμβάνει τον εργαζόμενο και τον διαθέτει για την παροχή εργασίας προς όφελος εργοδότη-χρήστη. Στο μοντέλο προσωρινής απασχόλησης, τυπικός εργοδότης είναι η εταιρεία προσωρινής απασχόλησης, ενώ εργοδότης-χρήστης είναι η οντότητα προς όφελος της οποίας και υπό την εποπτεία και καθοδήγηση της οποίας εκτελείται πραγματικά η εργασία. Η εταιρεία προσωρινής απασχόλησης και ο εργοδότης-χρήστης μπορούν να συμμετέχουν στην αξιολόγηση της υποψηφιότητας και στην οργάνωση των επόμενων σταδίων της διαδικασίας πρόσληψης. Μετά τη λήψη των δεδομένων, η αλλοδαπή εταιρεία προσωρινής απασχόλησης και ο εργοδότης-χρήστης ενεργούν κατά κανόνα ως χωριστοί υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων, στον βαθμό που καθορίζουν αυτοτελώς τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας τους. Υποχρεούνται να παρέχουν στον υποψήφιο τις δικές τους πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων. Εάν, μετά την πρόσληψη, η εταιρεία προσωρινής απασχόλησης διαθέσει τον εργαζόμενο σε άλλον εργοδότη-χρήστη ή σε άλλο έργο, η περαιτέρω επεξεργασία και κοινοποίηση των δεδομένων πραγματοποιείται υπό την ευθύνη της εν λόγω εταιρείας και του αντίστοιχου εργοδότη-χρήστη.

3. Σκοποί και νομικές βάσεις της επεξεργασίας

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία για τους ακόλουθους σκοπούς:

• παραλαβή και καταχώριση της αίτησης, επικοινωνία με τον υποψήφιο, αξιολόγηση των προσόντων, της εμπειρίας, των αδειών, της γνώσης γλωσσών, της διαθεσιμότητας και της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις της επιλεγμένης προσφοράς·
• παρουσίαση της υποψηφιότητας στον δυνητικό εργοδότη, συμπεριλαμβανομένης αλλοδαπής εταιρείας προσωρινής απασχόλησης, καθώς και – στον βαθμό που είναι απαραίτητο – στον εργοδότη-χρήστη·
• οργάνωση συνεντεύξεων, επαγγελματικών ή γλωσσικών δοκιμασιών, προετοιμασία προσφοράς εργασίας και τεκμηρίωσης που σχετίζεται με την τοποθέτηση σε εργασία στο εξωτερικό·
• επιβεβαίωση των προσόντων, των επαγγελματικών αδειών και του δικαιώματος ανάληψης εργασίας στη χώρα απασχόλησης·
• εκπλήρωση των νομικών υποχρεώσεων που βαρύνουν τη Silverhand ως εταιρεία εύρεσης εργασίας·
• διασφάλιση της ασφάλειας των συστημάτων και των επικοινωνιών, τεκμηρίωση της πορείας της διαδικασίας, εξέταση καταγγελιών, πρόληψη καταχρήσεων, καθώς και διαπίστωση, άσκηση ή υπεράσπιση αξιώσεων·
• διεξαγωγή μελλοντικών διαδικασιών πρόσληψης – αποκλειστικά μετά τη λήψη χωριστής, εθελοντικής συγκατάθεσης του υποψηφίου.

Η νομική βάση για την επεξεργασία των δεδομένων στο πλαίσιο της τρέχουσας διαδικασίας πρόσληψης είναι το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β του ΓΚΠΔ, δηλαδή η λήψη, κατόπιν αιτήματος του υποψηφίου, μέτρων που σχετίζονται με την παροχή υπηρεσίας διαμεσολάβησης για την εύρεση εργασίας και με την επιδίωξη σύναψης σύμβασης με δυνητικό εργοδότη. Στον κατάλληλο βαθμό, νομική βάση αποτελεί επίσης το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ του ΓΚΠΔ, ιδίως σε σχέση με υποχρεώσεις που απορρέουν από τις διατάξεις για την αγορά εργασίας και τις υπηρεσίες απασχόλησης, καθώς και το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ του ΓΚΠΔ, δηλαδή το έννομο συμφέρον του Υπευθύνου Επεξεργασίας, το οποίο περιλαμβάνει την ασφάλεια, την τεκμηρίωση της διαδικασίας, την εξέταση καταγγελιών και την προστασία από αξιώσεις. Η επεξεργασία δεδομένων για τις ανάγκες μελλοντικών διαδικασιών πρόσληψης πραγματοποιείται βάσει του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχ. α του ΓΚΠΔ, δηλαδή βάσει χωριστής συγκατάθεσης του υποψηφίου. Η μη παροχή αυτής της συγκατάθεσης δεν επηρεάζει τη συμμετοχή στην τρέχουσα διαδικασία πρόσληψης.

4. Έκταση των δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία

Η Silverhand μπορεί να επεξεργάζεται, ιδίως: ονοματεπώνυμο, στοιχεία επικοινωνίας, ημερομηνία γέννησης – εφόσον είναι απαραίτητη, πληροφορίες σχετικά με την εκπαίδευση, τα προσόντα, την επαγγελματική εμπειρία, το ιστορικό απασχόλησης, τη γνώση γλωσσών, τις άδειες και τα πιστοποιητικά, άδεια οδήγησης – εφόσον απαιτείται για τη συγκεκριμένη θέση, διαθεσιμότητα, προσδοκίες σχετικά με την απασχόληση, πληροφορίες σχετικά με την προθυμία μετεγκατάστασης και το δικαίωμα ανάληψης εργασίας, καθώς και δεδομένα που παρέχονται κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων πρόσληψης. Στο στάδιο της πρώτης αίτησης, η Silverhand δεν απαιτεί την παροχή αριθμού PESEL, αριθμού τραπεζικού λογαριασμού, οικογενειακής κατάστασης, πληροφοριών σχετικά με παιδιά ούτε την αποστολή πλήρους αντιγράφου εγγράφου ταυτοποίησης. Τα δεδομένα αυτά μπορούν να ληφθούν σε μεταγενέστερο στάδιο αποκλειστικά όταν είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση συγκεκριμένης νομικής υποχρέωσης, την προετοιμασία της απαιτούμενης τεκμηρίωσης ή τη σύναψη σύμβασης. Παρακαλούμε να μην συμπεριλαμβάνετε στα έγγραφα της αίτησης δεδομένα ειδικών κατηγοριών, ιδίως πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της υγείας, την αναπηρία, τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τις πολιτικές απόψεις, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, τη συνδικαλιστική ιδιότητα, γενετικά ή βιομετρικά δεδομένα, τη σεξουαλική ζωή ή τον σεξουαλικό προσανατολισμό, εφόσον αυτά δεν είναι αντικειμενικά απαραίτητα για τη συγκεκριμένη διαδικασία. Τα δεδομένα αυτά θα χρησιμοποιούνται ενεργά μόνο όταν υπάρχει κατάλληλη νομική βάση, ιδίως χωριστή ρητή συγκατάθεση βάσει του άρθρου 9 παρ. 2 στοιχ. α του ΓΚΠΔ ή υποχρέωση που απορρέει από τον νόμο. Οι πληροφορίες σχετικά με ποινικές καταδίκες και παραβάσεις του νόμου υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο όταν αυτό επιτρέπεται από το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους. Ο υποψήφιος δεν θα πρέπει να τις παρέχει εάν η Silverhand δεν έχει ενημερώσει ότι απαιτούνται για τη συγκεκριμένη θέση.

5. Αποδέκτες των δεδομένων

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να κοινοποιούνται ή να ανατίθενται προς επεξεργασία, αποκλειστικά στον βαθμό που είναι απαραίτητο, σε:

• πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από τη Silverhand να διεξάγουν διαδικασίες πρόσληψης και να διαχειρίζονται τις διαδικασίες των υποψηφίων·
• παρόχους φιλοξενίας, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συστημάτων ATS, CRM, HR και υπηρεσιών πληροφορικής, καθώς και φορείς που παρέχουν νομικές υπηρεσίες, υπηρεσίες ελέγχου ή ασφάλειας πληροφοριών·
• δυνητικούς εργοδότες με έδρα στην Πολωνία, στην ΕΕ ή στον ΕΟΧ, συμπεριλαμβανομένων αλλοδαπών εταιρειών προσωρινής απασχόλησης·
• εργοδότες-χρήστες για λογαριασμό των οποίων ο υποψήφιος μπορεί να εκτελεί εργασία, εφόσον η κοινοποίηση των δεδομένων είναι απαραίτητη για την αξιολόγηση της υποψηφιότητας για συγκεκριμένη θέση, έργο ή περίοδο τοποθέτησης·
• δημόσιες αρχές και άλλους φορείς που δικαιούνται να λάβουν τα δεδομένα βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας.

Τα δεδομένα μπορούν να κοινοποιούνται στον εργοδότη-χρήστη απευθείας από τη Silverhand ή μέσω αλλοδαπής εταιρείας προσωρινής απασχόλησης. Η έκταση των δεδομένων θα περιορίζεται στις πληροφορίες που απαιτούνται για την αξιολόγηση της υποψηφιότητας και την οργάνωση της διαδικασίας. Η Silverhand δεν διαβιβάζει μία αίτηση σε απεριόριστο ή απροσδιόριστο αριθμό φορέων. Κάθε παρουσίαση υποψηφιότητας πρέπει να αφορά συγκεκριμένη προσφορά, θέση, έργο ή εργοδότη που ανταποκρίνεται στα προσόντα και τις προτιμήσεις του υποψηφίου.

6. Πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία προσωρινής απασχόλησης και τον εργοδότη-χρήστη

Εάν η επωνυμία της αλλοδαπής εταιρείας προσωρινής απασχόλησης ή του εργοδότη-χρήστη έχει αναφερθεί στην αγγελία, στο έντυπο ή έχει γνωστοποιηθεί στον υποψήφιο κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, τα δεδομένα μπορούν να κοινοποιηθούν στον εν λόγω φορέα στο πλαίσιο της συγκεκριμένης διαδικασίας πρόσληψης. Εάν η ταυτότητα της εταιρείας προσωρινής απασχόλησης ή του εργοδότη-χρήστη δεν έχει γνωστοποιηθεί προηγουμένως, η Silverhand – πριν από τη διαβίβαση των δεδομένων – θα ενημερώσει τον υποψήφιο (τηλεφωνικά) τουλάχιστον για την επωνυμία του φορέα, τη χώρα της έδρας του, τη θέση ή το είδος του έργου, καθώς και τον ρόλο του εν λόγω φορέα στη διαδικασία πρόσληψης. Ο υποψήφιος μπορεί να αρνηθεί τη διαβίβαση των δεδομένων του σε συγκεκριμένο φορέα χωρίς να επηρεάζεται η δυνατότητα συμμετοχής του σε άλλες διαδικασίες πρόσληψης.

7. Διαβίβαση δεδομένων εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου

Οι διαδικασίες που καλύπτονται από την παρούσα ρήτρα διεξάγονται αποκλειστικά για εργοδότες και εργοδότες-χρήστες με έδρα στην Πολωνία, στην Ευρωπαϊκή Ένωση ή στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο. Η Silverhand δεν διαβιβάζει, στο πλαίσιο των διαδικασιών αυτών, υποψηφιότητες σε εργοδότες ή εργοδότες-χρήστες με έδρα εκτός ΕΟΧ. Εάν η χρήση συγκεκριμένου παρόχου εργαλείων πληροφορικής συνεπάγεται τεχνικά τη διαβίβαση δεδομένων εκτός ΕΟΧ, η διαβίβαση αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί αποκλειστικά σύμφωνα με το Κεφάλαιο V του ΓΚΠΔ, ιδίως βάσει απόφασης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής που διαπιστώνει επαρκές επίπεδο προστασίας, τυποποιημένων συμβατικών ρητρών ή άλλου μηχανισμού που προβλέπεται από τον νόμο.

8. Περίοδος διατήρησης των δεδομένων

Τα δεδομένα που αφορούν την τρέχουσα διαδικασία πρόσληψης θα διατηρούνται καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας και, κατά κανόνα, για περίοδο έως 24 μηνών μετά την ολοκλήρωσή της, ιδίως για την τεκμηρίωση της πορείας της διαδικασίας πρόσληψης, την εξέταση καταγγελιών και τη διαπίστωση, άσκηση ή υπεράσπιση αξιώσεων. Εάν ο υποψήφιος τοποθετηθεί σε εργασία ή καταρτιστεί η απαιτούμενη τεκμηρίωση, τα δεδομένα θα διατηρούνται για την περίοδο που προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία και για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκτέλεση και εκκαθάριση των υπηρεσιών και την προστασία από αξιώσεις. Τα δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία για τις ανάγκες μελλοντικών διαδικασιών πρόσληψης θα διατηρούνται για 24 μήνες από την παροχή της συγκατάθεσης ή έως την τυχόν πρόωρη ανάκλησή της. Μετά την ανάκληση της συγκατάθεσης, τα δεδομένα δεν θα χρησιμοποιούνται για μελλοντικές διαδικασίες πρόσληψης, εκτός εάν υπάρχει άλλη νομική βάση για την περαιτέρω διατήρησή τους. Σε περίπτωση διαφοράς, τα δεδομένα μπορούν να διατηρούνται έως την οριστική επίλυσή της και την εκτέλεση της σχετικής απόφασης.

9. Εθελοντικός χαρακτήρας παροχής δεδομένων

Η παροχή δεδομένων είναι εθελοντική, ωστόσο η έλλειψη δεδομένων που είναι απαραίτητα για την αξιολόγηση της υποψηφιότητας, την επικοινωνία ή την προετοιμασία τεκμηρίωσης μπορεί να καταστήσει αδύνατη τη συμμετοχή σε συγκεκριμένη διαδικασία πρόσληψης. Η συγκατάθεση για μελλοντικές διαδικασίες πρόσληψης είναι απολύτως εθελοντική. Η μη παροχή συγκατάθεσης ή η μεταγενέστερη ανάκλησή της δεν έχει αρνητικές συνέπειες για την τρέχουσα διαδικασία.

10. Δικαιώματα του υποψηφίου

Ο υποψήφιος έχει το δικαίωμα: πρόσβασης στα δεδομένα και λήψης αντιγράφου αυτών, διόρθωσης των δεδομένων, διαγραφής των δεδομένων – στις περιπτώσεις που προβλέπονται από τον νόμο, περιορισμού της επεξεργασίας, φορητότητας των δεδομένων – όταν η επεξεργασία πραγματοποιείται βάσει συγκατάθεσης ή σύμβασης και με αυτοματοποιημένο τρόπο, εναντίωσης στην επεξεργασία που βασίζεται στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ του ΓΚΠΔ, καθώς και ανάκλησης της συγκατάθεσης ανά πάσα στιγμή στον βαθμό που η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεση. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την ανάκλησή της. Το αίτημα διαγραφής των δεδομένων δεν αφορά δεδομένα τα οποία η Silverhand υποχρεούται να συνεχίσει να επεξεργάζεται βάσει νομικής υποχρέωσης ή για τη διαπίστωση, άσκηση ή υπεράσπιση αξιώσεων. Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, επικοινωνήστε με τη Silverhand στη διεύθυνση rodo@silverhand.eu.

11. Καταγγελία στην εποπτική αρχή

Εάν ο υποψήφιος θεωρεί ότι η επεξεργασία των δεδομένων του παραβιάζει τις διατάξεις του νόμου, έχει το δικαίωμα να υποβάλει καταγγελία στον Πρόεδρο της Υπηρεσίας Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

12. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων

Η Silverhand δεν λαμβάνει έναντι των υποψηφίων αποφάσεις που παράγουν έννομα αποτελέσματα ή τους επηρεάζουν με παρόμοιο τρόπο και σε σημαντικό βαθμό αποκλειστικά με αυτοματοποιημένο τρόπο. Τα εργαλεία πληροφορικής μπορούν να υποστηρίζουν την ταξινόμηση και την αντιστοίχιση των αιτήσεων, ωστόσο η τελική αξιολόγηση της υποψηφιότητας και η απόφαση για την παρουσίασή της λαμβάνονται ή εγκρίνονται από άνθρωπο.